任务7 -文档 无论文档是硬拷贝还是软拷贝，都需要以下工具来充分记录涉众的参与。建议在一个数据库中管理行动计划/参与时间表、利益相关者登记、咨询日志和监测和评估框架，最好是一个在线信息管理系统。请记住，网站在设计和运行此管理系统时，应应用数据保护的指导方针-见盒3 a.7有关资料保护的进一步详情。 涉众的注册(见3 a .指导，任务3):一个持续的和定期更新的所有利益相关者及其联系信息的清单。 行动计划/参与计划(见第三节a .指导任务4):对活动和即将到来的活动的前瞻性计划，包括活动、任务、资源、预算和时间表。 咨询记录:记录与利益相关者的所有材料交流，包括计划的和计划外的，正式的和非正式的，至少包括: 约会或其他通信的日期和地点 参与的目的 出席人员(外部和内部)。对于外部干系人，将详细信息链接到干系人注册表) 信息共享 提出的问题、管理层的回应和涉众对回应的满意度 作出的承诺(链接到承诺登记册) 所需的后续行动和时间表/职责(可能包括针对审计业务期间提出的问题的内部参与行动，或针对进一步的外部审计业务的行动) 联系事件和申诉登记，如果有任何通过约定被发现 额外的评论/下一个步骤 设施连接到保存扫描或副本的信件，电子邮件，社区通知，笔记的记录，出席登记，照片和视频等。它们应该用与咨询日志中相应条目相匹配的代码进行标记。 监测和评价框架(见3 a .指导、任务8) 会议记录/记录及出席名单:正式的或重要的会议应该被记录下来，并通过会议记录来建立一个讨论、协议和行动的共识记录。这些文件必须附有出席名单和相关照片。将会议记录与协商日志中相应的记录进行标记。如果提出重大问题、作出承诺或需要采取后续行动，则应填写一份简短的记录说明。 链接到其他社会管理工具 涉众参与活动可能与其他社会功能和文档工具相交。例如: 事件和不满(见第三节b) 承诺(见第二节)